Sjöekipaget, PB 176, 00023 Statsrådet, Finland
Växel: +358 295 16001
Alla kontaktuppgifter

Stöd till statliga institutioner

Med instrumentet för samarbete mellan institutioner (IKI) stöds statliga institutioners och myndigheters deltagande i utvecklingssamarbete. Projektens mål är att förstärka kunnandet hos statliga aktörer i utvecklingsländerna, så som ministerier och institutioner.

Principer för stödet

Ett IKI-projekt måste ha sitt ursprung i ett utvecklingslands behov och startas på initiativ av en aktör i ett utvecklingsland. Målet för verksamheten måste vara att stärka kapaciteten.

Mål i anslutning till och som kompletterar detta kan till exempel vara en förbättring av partnerorganisationens tjänster och produktutvecklingsåtgärder, organisationsutveckling och förnyelse av organisationens verksamhetspraxis, ökning av personalens know-how, internationalisering och nätverkande.

Aktören kan för ett utvecklingslands del vara en aktör inom offentliga sektorn. För Finlands del kan aktörerna vara statliga myndigheter och institutioner som tillsammans med utrikesministeriet utgör samma juridiska person. Utvecklingspolitiska avdelningens jurister informerar vid behov om den finländska aktör som föreslagits kan godkännas som statlig institution.

Projektet räcker minst ett år.  Ett välgenomfört projekts fortsättningsskeden kan man också finansiera via IKI-instrumentet.

IKI-projekten styrs av en administrativ norm som innehåller detaljerade instruktioner och uppgifter för planering och beredning av projektet.

Uppgörande av projektförslag

En aktör i ett utvecklingsland lämnar tillsammans med en aktör från Finland in ett preliminärt projektförslag (project proposal) till utrikesministeriet. Projektförslagen innehåller 3-10 sidor samt bilagor.

Sänd projektförslaget (ansökan) till adressen

Postadress: Utrikesministeriet, PB 176, 00023 Statsrådet, Finland

Handlingar som är adresserade till utrikesministeriet kan även lämnas in till statsrådets distributionscentral, Riddargatan 2 B, 00170 Helsingfors, kundservice kl. 8.00–16.15.

Märk kuvertet med IKI-ansökan och den landsansvariga ministerieenhetens beteckning.

Projektförslaget kan också sändas elektroniskt till regionavdelningens tjänsteman vid ministeriets avdelning som ansvarar för det ifrågavarande landet. Ansökningar som sänts till beskickningarna vidarebefordras till utrikesministeriets områdesavdelningar.

Utvärdering av projektförslag

På basis av en utvärdering fattas det vid utrikesministeriet beslut om vilka projektförslag man ska ta med i den egentliga projektplaneringen.

Allmänna minimikriterier vid bedömningen av projektförslagen är följande:

  1. Projektförslaget baseras på ett välgrundat  behov.
  2. Projektförslaget riktar sig närmast till en förstärkning av kapaciteten.
  3. Projektförslaget kan tillgodogöra sig en statlig myndighets eller institutions specialkompetens.
  4. Projektförslaget är till sin storlek (till finansieringsbehovet) lämplig för ett IKI-projekt.

Projekt som uppfyller minimikriterierna rangordnas enligt följande kriterier:

  1. Ger bevis på aktiviteten hos partnerlandets aktör i uppgörandet av projektförslaget.
  2. Ger bevis på hur förnuftig projektidén är – behovet har formulerats konkret och projektet ger mervärde för partnern.
  3. Projektet stöder övrigt utvecklingssamarbete i Finland och främjar den utvecklingspolitik Finland för i partnerlandet.
  4. Ministeriets enhet  har en tillräcklig budgetreservering i sina planer för att möjliggöra projektets genomförande i det ifrågavarande landet.

Godkännande av projektförslag

Utrikesministeriet fattar ett skriftligt beslut på varje projektförslag. Eftersom det är fråga om statsförvaltningens interna verksamhet, finns det inte möjlighet att lämna in klagan över beslutet. Godkända projektförslag tas med i den egentliga projektplaneringen.

Projektplanering

Projektplaneringen börjar efter att beslutet om projektförslaget har erhållits.

Utgående från projektplaneringen gör den finska aktören och aktören i utvecklingslandet upp en egentlig projektplan alltså ett projektdokument (project document). Du kan presentera en färdig projektplan för utrikesministeriet när som helst, eftersom behandlingen inte är bunden till vissa datum.

Ministeriet stöder projektplaneringen så att det för planeringen av varje projekt reserverats ett anslag om 25 000 euro att beviljas den statliga institutionen och planeringen stöds med en uppföljningskonsults rådgivning i 30 timmar.

Finansieringsbeslut

Utrikesministeriet bedömer projektdokumentet, och fattar därefter beslut om finansiering efter att ha hört ministeriets kvalitetsgrupps rekommendation. Finansieringsbeslutet fattas på grundval av normala kriterier för projektadministration, vilka omfattar kriterier som projektets relevans, resultat, produktivitet och hållbarhet.

Om projektet har fått ett positivt finansieringsbeslut ger ministeriet den finländska aktören ett IKI-uppdrag,. Efter undertecknandet av uppdragsavtalet (assignment) och samarbetsprotokollet (memorandum of understanding) har den finländska aktören genomförandeansvar för projektet.

En uppföljningskonsults tjänster

Utrikesministeriet har anställt ett konsultföretag (en så kallad uppföljningskonsult) som bidrar med stödtjänster när det gäller projektberedning och uppföljning.

Uppföljningskonsulten stödjer de finska statliga ämbetsverken och inrättningarna i planeringen och vid påbörjandet av projekten, om de har fått sina projekt godkända för fortsatt planering av utrikesministeriets områdesenhet.

Uppföljningskonsulten kommer också då projektet genomförs att övervaka att de finska aktörernas rapportering är ändamålsenlig i relation till lagen, de administrativa direktiven och kontraktet. Uppföljningskonsulten fungerar alltså som stöd för de finska inrättningarna för att projektens utvecklingseffekt ska bli gynnsam. Ansvaret för projektet bärs dock av avtalsparterna.

Handbok som underlättar projektadministrationen

Handboken Institutional Cooperation Instrument - Manual and Recommended Best är avsedd att skapa en gemensam administrativ praxis på projektnivå.

Handboken innehåller modeller för handlingar som krävs samt rekommendationer för att underlätta administrationen och uppföljningen av anslagen för utvecklingssamarbete mellan institutioner.

Ofta ställda frågor

Läser man ”Ofta ställda frågor” får man lättast och enklast besked om förfarandet i samband med IKI-projekt och andra viktiga frågor som kan dyka upp.

Detta dokument

På vår webbplats

Sidansvarig Enheten för utvecklingspolitik

Uppdaterat 18.11.2016

Takaisin ylös